Ochrana osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov je Ladislav Madaj M&M, s miestom podnikania Handlovská 251/13, 972 31 Ráztočno, IČO: 43 015 042, zapísaný v živnostenskom registri Okresného úradu Prievidza, číslo živnostenského registra 340-22005 (ďalej „my“). Poskytujeme službu Firmino a prevádzkujeme web firmino.sk.

Otázky a žiadosti týkajúce sa osobných údajov posielajte e-mailom na info@firmino.sk alebo poštou na adresu miesta podnikania.

Zodpovednú osobu (DPO) sme nevymenovali, pretože nám to GDPR neukladá.

Tento dokument opisuje spracúvanie, pri ktorom sme prevádzkovateľom: údaje návštevníkov webu firmino.sk a údaje používateľov a zákazníkov aplikácie Firmino, ktoré potrebujeme na vedenie účtov, fakturáciu a komunikáciu.

Údaje, ktoré zákazník vkladá do aplikácie o svojich klientoch, obchodných partneroch, zamestnancoch a iných osobách (napríklad kontakty, poznámky, úlohy, e-maily alebo súbory), spracúvame len ako sprostredkovateľ v mene zákazníka. Ich prevádzkovateľom je zákazník: on rozhoduje, aké údaje vloží, na čo ich použije a kedy ich vymaže. Naše povinnosti pri týchto údajoch upravuje Zmluva o spracúvaní osobných údajov.

Web firmino.sk nepoužíva cookies ani analytické či reklamné nástroje a nenačítava obsah z iných serverov (písma a obrázky sú uložené priamo na našom serveri). Z návštevy webu preto nezisťujeme, kto ste.

Aby sa vám stránka zobrazila, váš prehliadač musí serveru poslať svoju IP adresu. Web ju nikam nezapisuje a záznamy o návštevách nevedie. Pri odoslaní formulára server počíta pokusy z jednej IP adresy, aby formulár nemohli zneužiť roboty. Tento počet drží len v operačnej pamäti a zmaže sa najneskôr pri reštarte webu. Právnym základom je náš oprávnený záujem na bezpečnej prevádzke webu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Ak sa zapíšete na čakaciu listinu, uložíme vašu e-mailovú adresu, jazyk webu, v ktorom ste formulár odoslali, a čas zápisu. Použijeme ich len na to, aby sme vám poslali e-mail o spustení Firmina. Právnym základom je váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR), ktorý dávate zaškrtnutím políčka vo formulári.

Súhlas môžete kedykoľvek odvolať e-mailom na info@firmino.sk a adresu potom bez zbytočného odkladu vymažeme. Ak súhlas neodvoláte, adresu vymažeme po odoslaní e-mailu o spustení, najneskôr do 3 mesiacov od spustenia Firmina.

Účet používateľa: meno, e-mailová adresa a heslo. Heslo ukladáme len ako odtlačok (hash), z ktorého sa pôvodné heslo nedá zistiť. Ak si zapnete dvojfaktorové prihlásenie, uložíme aj údaje potrebné na jeho overenie. Ak sa prihlasujete cez Google alebo Microsoft, dostaneme od nich vaše meno, e-mailovú adresu, identifikátor účtu, údaje potrebné na prihlásenie a profilovú fotku, ak ju tam máte. Heslo k týmto účtom nevidíme.

Údaje o firme: obchodné meno, IČO a ďalšie údaje, ktoré zadáte pri registrácii alebo v nastaveniach, a informácia, ktorí používatelia patria k firme a s akou rolou. Pri živnostníkovi sú aj údaje o firme osobnými údajmi.

Bezpečnostné záznamy: pri prihlásení zaznamenáme čas, IP adresu a údaje o prehliadači a zariadení (user agent). Pomáhajú nám odhaliť zneužitie účtu. Záznam o prihlásení môže vidieť aj správca firemného účtu v histórii zmien (audit log) svojej firmy.

Fakturačné údaje: obchodné meno, adresa, IČO, DIČ, prípadne IČ DPH, e-mail na zasielanie faktúr, zvolený balík, počet používateľov, vystavené faktúry a ich úhrady.

Komunikácia: e-maily a iné správy, ktoré si s nami vymeníte, napríklad pri podpore.

Aplikácia používa len cookies nevyhnutné na prihlásenie a v prehliadači si ukladá niektoré nastavenia zobrazenia (napríklad rozbalené časti menu). Analytické ani reklamné cookies nepoužíva.

Bez mena, e-mailovej adresy a hesla (alebo prihlásenia cez Google či Microsoft) účet založiť nemožno. Bez obchodného mena, IČO a fakturačných údajov nemožno uzavrieť zmluvu, pretože služba je určená len podnikateľom.

Založenie a vedenie účtu, prihlásenie a poskytovanie služby podľa obchodných podmienok vrátane e-mailov, ktoré k tomu patria (pozvánky, obnovenie hesla, upozornenia, oznámenia o zmene ceny alebo podmienok): plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Pri používateľoch, ktorých do účtu pozval zákazník, napríklad pri jeho zamestnancoch, je právnym základom náš oprávnený záujem poskytnúť zákazníkovi službu, ktorú si objednal (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Ochrana účtov a služby pred zneužitím, bezpečnostné záznamy a zálohy: oprávnený záujem na bezpečnej prevádzke služby (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Vystavovanie faktúr a vedenie účtovných a daňových záznamov: plnenie zákonnej povinnosti podľa účtovných a daňových predpisov (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).

Odpovede na otázky a podpora: plnenie zmluvy, a ak nám píšete ešte pred uzavretím zmluvy, náš oprávnený záujem vám odpovedať (čl. 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR).

Vymáhanie neuhradených faktúr a obrana v prípadných sporoch: oprávnený záujem chrániť svoje práva (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Osobné údaje nepredávame, nepoužívame na reklamu ani na profilovanie a nerobíme o vás automatizované rozhodnutia, ktoré by mali voči vám právne účinky.

Údaje účtu a firmy uchovávame počas trvania zmluvy. Po jej ukončení ich necháme ešte 30 dní, aby si zákazník mohol dáta vyžiadať alebo exportovať, a potom ich vymažeme. Zo záloh zmiznú najneskôr do ďalších 30 dní.

Bezpečnostné záznamy o prihlásení uchovávame počas trvania firemného účtu, ku ktorému patria, a vymažeme ich spolu s ním.

Faktúry a ostatné účtovné doklady uchovávame 10 rokov po skončení roka, ktorého sa týkajú, ako to vyžadujú účtovné a daňové predpisy.

Komunikáciu s nami uchovávame, kým je potrebná na vybavenie veci, a pri zákazníkoch počas trvania zmluvy. Potom ju vymažeme, ak ju nepotrebujeme na uplatnenie alebo obranu právnych nárokov; v takom prípade ju uchováme najdlhšie do uplynutia premlčacej doby.

E-mailovú adresu z čakacej listiny uchovávame podľa bodu 3.4.

Osobné údaje nikomu nepredávame. Pri prevádzke nám pomáhajú títo sprostredkovatelia, ktorí smú s údajmi pracovať len podľa našich pokynov a na základe zmluvy podľa článku 28 GDPR:

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Nemecko: servery, na ktorých bežia web aj aplikácia a sú uložené všetky údaje vrátane záloh. Dátové centrum je v Európskej únii.

Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Írsko (služba Microsoft 365): odosielanie e-mailov z aplikácie, napríklad pozvánok, obnovenia hesla a upozornení.

SuperFaktúra, prevádzkovateľ [DOPLNIŤ: overiť obchodné meno a sídlo]: program, v ktorom vystavujeme zákazníkom faktúry a evidujeme ich úhrady. Dostáva len fakturačné údaje.

Ak sa do aplikácie prihlasujete cez Google alebo Microsoft, spoločnosti Google Ireland Limited (Írsko) a Microsoft Ireland Operations Limited (Írsko) spracúvajú údaje o vašom prihlásení ako samostatní prevádzkovatelia podľa vlastných pravidiel ochrany súkromia. Tento spôsob prihlásenia je dobrovoľný.

Údaje môžeme poskytnúť aj orgánom verejnej moci, napríklad súdu, polícii alebo daňovému úradu, ak nám to ukladá zákon, a účtovníkovi alebo daňovému poradcovi, ak ich poveríme vedením účtovníctva alebo daní.

Údaje ukladáme v Európskej únii. Mimo EÚ, napríklad do USA, sa môžu dostať len pri službe Microsoft 365. Takýto prenos chránia štandardné zmluvné doložky schválené Európskou komisiou a Microsoft je zapojený do rámca ochrany údajov medzi EÚ a USA (EU-US Data Privacy Framework), pre ktorý Európska komisia prijala rozhodnutie o primeranosti.

Pri údajoch, pri ktorých sme prevádzkovateľom, máte právo na prístup k nim a ich kópiu (čl. 15 GDPR), na opravu nesprávnych údajov (čl. 16), na vymazanie, ak už údaje nepotrebujeme alebo ich spracúvame nezákonne (čl. 17), na obmedzenie spracúvania (čl. 18) a na prenos údajov, ktoré ste nám poskytli, v strojovo čitateľnom formáte (čl. 20).

Proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu môžete kedykoľvek namietať (čl. 21 GDPR). Spracúvanie potom ukončíme, ak nepreukážeme závažné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, alebo ak údaje nepotrebujeme na uplatnenie či obranu právnych nárokov.

Súhlas môžete kedykoľvek odvolať. Odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred ním.

Žiadosť pošlite na info@firmino.sk. Vybavíme ju bezplatne, bez zbytočného odkladu a najneskôr do jedného mesiaca. V zložitých prípadoch môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace; vopred vám to oznámime aj s dôvodom. Ak si nebudeme istí, kto žiadosť posiela, môžeme si overiť vašu totožnosť.

Ak vaše údaje vložil do aplikácie niektorý náš zákazník, napríklad firma, s ktorou spolupracujete, so žiadosťou sa obráťte na neho. Ak ju dostaneme my, bez zbytočného odkladu mu ju postúpime.

Ak si myslíte, že vaše údaje spracúvame v rozpore s predpismi, môžete podať návrh na začatie konania na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk.

Spojenie s webom aj aplikáciou je šifrované (HTTPS). Dáta jednotlivých firiem sú v databáze navzájom oddelené, databázu zálohujeme denne a k serverom máme prístup len my. Používatelia si môžu zapnúť dvojfaktorové prihlásenie.

Tento dokument aktualizujeme, keď sa zmení spôsob spracúvania, napríklad sprostredkovatelia alebo funkcie aplikácie. Aktuálne znenie je vždy na tejto stránke a o podstatných zmenách informujeme zákazníkov e-mailom.

Toto znenie je účinné od 11. 10. 2026.